Finwords

Информационное обеспечение управленческого решения

Информационное обеспечение управленческого решения

Акт управления - это выбор и реализация оптимального решения из разнообразия возможных вариантов. Решая управленческую задачу руководитель (управляющий) находится в психологически напряженной ситуации неопределенности (поиска варианта действия), которая разрешается по мере накопления информа­ции по существу исследуемого вопроса.

Логическая цепь целенаправленного действия последовательно включает поиск, отбор, осмысление и систематизацию исходной информации и выработку алго­ритма поведения, обеспечивающего достижение поставленной цели. Руководителя, осуществляющего оперативное руководство аппаратом управления, нерационально отвлекать от прямых обязанностей на техническую работу по сбору и обработке ин­формации – эту работу должны выполнять эксперты (авторитетные знатоки соответствующих отраслей знаний) в порядке составления экспертизы исследуемой проблемы и выработки на ее основе рекомендаций о путях и способах решения по­ставленной задачи.

Эксперт, рекомендуя направление и характер действий, становится участни­ком акта управления и несет персональную ответственность за его результат наряду с руководителем аппарата. Такой уровень ответственности дает ему право иметь независимое мнение по вопросам, находящимся в раках его компетенции, и отстаивать это мнение на всех ступенях управленческой иерархии. Поэтому в системе взаимодействия «руководи­тель – эксперт» исторически сложилась довольно парадоксальная ситуация: неактивный (подчиненный) член системы производит и передает информацию к действию, а активный (руководитель) потребляет ее и действует в соответствии с ней.

В этой системе распоряжение управляющего на проведение экспертизы является, по существу, просьбой к компетентному специалисту разобраться в конфликтной ситуации, найти и рекомендовать рациональный путь к ее разрешению. Такие взаимоотноше­ния обязывают, и эксперт, сознавая, что успех дела непосредственно зависит от инициативы и активности управляющего, не может допустить, чтобы из-под его пера вышел внешне солидный, но бессодержательный труд, заключенная в котором информация не стоит затраченного на ее чтение времени.

Проведение экспертизы подобно научному исследованию – и там и тут нужны глубокие знания в области изучаемой проблемы и смежных с ней вопросов, трез­вость суждений и здравый смысл, чтобы суметь определить, как далеко надо обра­титься в прошлое для получения объективной картины настоящего и вероятного будущего, в какой момент прекратить исследование и чем завершить разработку темы. Однако имеется и существенная разница. Научное исследование, в общем-то, не ограни­чено во времени – основное и единственное требование к нему: полезность с позиции расширения границ человеческих знаний. Экспертиза же всегда нужна к строго определенному сроку и просрочка превращает затраченный труд в бросовую работу – решение уже принято, и надобность в подготовленной информации отпала.

Методики проведения экспертизы и научных исследований также примерно одинаковы – ознакомление с проблемой, формирова­ние рабочей гипотезы и на ее основе логических выводов с последующим изложе­нием своих мыслей на бумаге в ясной и доступной пониманию форме. Это воз­можно тогда, когда исследователь обладает способностью и волей концентрировать внимание в течение длительного времени на основных аспектах изучаемого явления, что не так просто, как кажется на первый взгляд.

Дело в том, что, как утверждают психологи, человеческий мозг по своей природе не способен последовательно мыслить. Мысль скачкообразно мечется в хаосе накопленных мозгом противоречивых представлений в поисках рациональных обобщений, но этот внешне сумбурный процесс имеет четкую направленность в сторону непре­рывного совершенствования и происходит без видимых усилий для его носителя. Когда обнаруживается оптимальный ответ на поставленный вопрос, не имеющий явных возражений, в мозгу возникает очаг сосредоточенного осмысления зафикси­рованного варианта, который превалирует до тех пор, пока не появится твердое убеждение, что найденное решение единственно верное. Если заставить себя постоянно думать об изучаемом предмете, то можно обнаружить, что объект исследования стал вдруг осмысленным и приобрел определенную динамичную форму, проливающую свет на тенденции его развития в перспективе.

Экспертиза, как и всякая другая целенаправленная деятельность, ограниченная во вре­мени, должна начинаться с разработки общего плана работы, чтобы обезопасить исследователя от непроизводительных трат времени и умственной энергии. При этом надо учитывать, что на начальной стадии исследования (определение источ­ников информации, отбор и систематизация фактуры, формирование рабочей гипо­тезы) расходуется непропорционально много времени. В то же время очень распространенной является такая ошибка при планировании умственного труда, как жесткое ограничение времени непосредственно на исследование и щедрое его расходование на редактирование и оформление итогового документа, которые ничего нового к материалу исследова­ния не добавляют. В результате, если на начальном этапе запланированный объем работы окажется больше, чем можно фактически сделать, то начнется цепная реакция временных несоответствий по всем последующим этапам и качество материала может резко ухудшиться, так как спешка всегда чревата серьезными ошибками, но особенно опасна в работе, связанной с большим умственным напряжением. Кроме того, очень важно правильно определить оптимальный срок завершения работы, для чего бывает полезно разделить про­блему на несколько относительно самостоятельных разделов и каждый из них спланировать отдельно по всем этапам, включая черновое изложение, тогда сумма найденных по разделам значений времени даст наиболее вероятный срок заверше­ния работы в целом. При этом необходимо зарезервировать часть общего времени на непредвиденные обстоятельства, которые обязательно возникнут, так как на стадии составления плана все оценки имеющихся сведений и фактора времени носят ориентировочный характер. В случае несовпадения расчетного оптимального времени с установлен­ным по заданию (директивным) сроком (запланированный объем работы не укла­дывается в отведенный период) надо либо добиться пересмотра директивного срока, либо оптимизировать план за счет уменьшения глубины проработки и со­кращения объема итогового материала, о чем обязательно нужно поставить в известность руководителя, давшего поручение.