Finwords

Формирование структуры Архивного фонда Российской Федерации.

Архивная выписка — архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.

Каждый из этих документов может быть изготовлен по запросу какого-либо учреждения, организации, предприятия или лица.

Работа по наведению справок начинается с просмотра научно-справочного аппарата. Для выявления материалов по тематическому запросу обращаются к каталогам — систематическому или предметно-тематическому. При их отсутствии — к описям фондов тех учреждений и их структурных частей, в которых согласно их функциям могут быть документы по теме. Изучается археографическая часть предисловия, так как в ней дается характеристика содержания документов. При встрече заголовка, содержащего указание на наличие нужных материалов, записывают номер деяа на листке и продолжают чтение описи. Выявленные дела внимательно изучаются. Из документов делаются выписки со ссылкой на листы.

Изложение текста должно быть сжатым, но достаточно ясно освещающим вопрос. При необходимости приводятся цитаты. Материал излагается в хронологической последовательности упоминаемых событий. Если справка составляется на основе нескольких документов, после изложения сведений из одного документа следует в скобках сделать ссылку на архивный шифр этого дела и номера листов.

Законченная справка перепечатывается на бланке учреждения, подписывается руководителем учреждения и заведующим архивом и скрепляется печатью.

В заявлении должно быть указано, для какой цели требуется справка и куда она должна быть представлена.

Нередко в личных делах встречаются невостребованные личные документы граждан. Все эти документы хранятся согласно перечню до востребования, но не менее 50 лет. И если владельцы этих документов затребуют их, им выдаются подлинники, а в деле оставляется справка с указанием даты выдачи документа заявителю. Запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным учреждениям по их запросам или работникам “соответствующх” ведомств J.

Архивные справки, архивные копии и архивные выписки оформляются по строго установленной форме. Подписание справочных документов производится так же, как и тематических справок.

Делопроизводство по выдаче архивных справок может быть сосредоточено в канцелярии или в архиве. Это зависит от особенностей конкретного учреждения, но обязательно должно быть отражено в номенклатуре.